Denne privat­livspo­li­tik rede­gør for, hvor­dan OCD-fore­nin­gen behand­ler og ønsker at behandle person­hen­før­bare oplys­nin­ger. Poli­tik­ken er såle­des en retnings­linje for, hvor­dan OCD-fore­nin­gen bedst muligt behand­ler perso­nop­lys­nin­ger. Poli­tik­ken er som udgangs­punkt sammen­fal­dende med fore­nin­gens prak­sis for behand­ling af perso­nop­lys­nin­ger, idet det er en målsæt­ning, at poli­tik­ken skal fungere som et redskab til at sørge for, at dette er tilfældet.

  1. Gene­relt
  2. Data­ansvar­lig
  3. Person­ka­te­go­rier
  4. Typer af personoplysninger
  5. Indsam­ling
  6. Formål og behandling
  7. Vide­re­gi­velse af personoplysninger
  8. Data­be­hand­lere
  9. Behand­lings­grund­lag
  10. Opbe­va­ring og sletning
  11. Data­porta­bi­li­tet
  12. Kontakt­per­son og klageinstans

1. Gene­relt
OCD-fore­nin­gens privat­livspo­li­tik er en følge af Data­be­skyt­tel­ses­for­ord­nin­gen, der sætter regler for, hvor­dan person­hen­før­bare oplys­nin­ger kan og skal behand­les af såvel private som virk­som­he­der og foreninger.

Det gælder særligt for OCD-fore­nin­gen, at vi i kraft af fore­nin­gens formål i alle vores akti­vi­te­ter og alt, hvad vi siger og skri­ver i vores daglige arbejde, beskæf­ti­ger os med et område, der er person­føl­somt, og som skal beskyt­tes, i det omfang det er personhenførbart.

OCD-fore­nin­gens formåls­pa­ra­graf lyder således:

§ 2 Formål
Fore­nin­gens formål er at:
Stk.1. Fremme kend­ska­bet til og forstå­else for OCD hos OCD-ramte, pårø­rende samt læger og forskere m.v.
Stk.2. Skabe samar­bejds­re­la­tio­ner mellem natio­nale, nordi­ske, euro­pæ­i­ske og inter­na­tio­nale orga­ni­sa­tio­ner, der arbej­der for at fremme forsk­ning og oplysning.
Stk.3. Fremme medmen­ne­ske­lig forstå­else for OCD og påvirke det omgi­vende samfund til en posi­tiv grund­hold­ning over for perso­ner ramt af OCD.
Stk.4. Påvirke dansk poli­tik til forstå­else for, aner­ken­delse af og støtte til OCD-ramte.
Stk.5. Fremme inter­esse for at forske i OCD.
Stk.6. Virke netværks­ska­bende for OCD-ramte og pårø­rende, f.eks. gennem: afhol­delse af fored­rag af forskere, OCD-ramte eller pårø­rende, etab­le­ring af netværks­grup­per for OCD-ramte, etab­le­ring af netværks­grup­per for pårø­rende, udar­bej­delse af infor­ma­tion om OCD.
Stk.7. Gennem oplys­ning og i samar­bejde med fagfolk og offent­lige myndig­he­der fore­bygge at sygdoms­pe­ri­o­den forlæn­ges unødigt eller gøres perma­nent ved fejl­be­hand­ling eller ved iværk­sæt­telse af fejl­ag­tige foranstaltninger.

Da det er i medlem­mer­nes inter­esse, at vi beskyt­ter deres oplys­nin­ger, er fore­nin­gens vedtæg­ter fore­ne­lige med Data­be­skyt­tel­ses­for­ord­nin­gen. Det skal tilfø­jes, at OCD-fore­nin­gen ifølge vores vedtæg­ter § 3, stk. 1, som medlem­skreds kan opta­ges enhver OCD-ramt, pårø­rende eller perso­ner, orga­ni­sa­tio­ner, behand­lere og forskere med inter­esse for OCD-foreningen.
Medlem­skab af en fore­ning er, jf. Data­til­sy­nets vejled­ning på datatilsynet.dk, i sit udgangs­punkt ikke en person­føl­som oplys­ning, men en almin­de­lig perso­nop­lys­ning. Af hensyn til OCD-fore­nin­gens særlige formål, virke og i medlem­mer­nes inter­esse er det imid­ler­tid fore­nin­gens poli­tik i videst muligt omfang at behandle medlems­op­lys­nin­ger mv., som var de person­føl­somme oplys­nin­ger, uanset at fore­nin­gen ikke er retlig forplig­tet dertil.

Da langt stør­ste­par­ten af de perso­nop­lys­nin­ger, OCD-fore­nin­gen behand­ler, retligt set er almin­de­lige perso­nop­lys­nin­ger, følger det af Data­be­skyt­tel­ses­for­ord­nin­gens arti­kel 6, stk. 1, litra f, om forføl­gelse af legi­tim inter­esse, at vores formåls­pa­ra­graf, jf. fore­nings­fri­he­den, udgør en række sådanne legi­time interesser.

Hvad angår person­hen­før­bare følsomme oplys­nin­ger, følger det af Data­be­skyt­tel­ses­for­ord­nin­gens arti­kel 9, stk. 2, litra d og e, at OCD-fore­nin­gen, jf. vores formåls­pa­ra­graf, gerne må behandle person­føl­somme oplys­nin­ger, når vi i øvrigt har en legi­tim grund dertil og i øvrigt over­hol­der Data­be­skyt­tel­ses­for­ord­nin­gens regler for behand­ling af person­føl­somme oplysninger.

Andre gene­relle forhold
Hvor det ikke er nævnt, gemmes økono­mi­ske oplys­nin­ger i inde­væ­rende år og 5 år til (5 løbende år), i det omfang Bogfø­rings­lo­ven kræver det.

Vi tilstræ­ber gene­relt at bruge så sikre løsnin­ger som muligt under hensyn­ta­gen til fore­nin­gens ressour­cer og jf. arti­kel 32, stk. 1, i Databeskyttelsesforordningen.

  1. Ud over hvad der frem­går af neden­stå­ende, har du gene­relt følgende rettigheder:
  2. Du har ret til, ved fore­spørgsel, at få oplyst, hvilke oplys­nin­ger vi har regi­stre­ret om dig.
  3. Du har ret til at få berig­ti­get forkerte oplysninger.

Du har ret til at få slet­tet dine oplys­nin­ger, medmin­dre det følger af aftale eller kontrakt, at OCD-fore­nin­gen kan eller har pligt til at opbe­vare eller behandle dem, eller medmin­dre OCD-fore­nin­gen på anden vis har en retlig eller legi­tim grund, der gør det nødven­digt at behandle oplysningerne.

1. Data­ansvar­lig
Den juri­di­ske enhed, som er ansvar­lig for behand­lin­gen af perso­nop­lys­nin­ger, er:

OCD-fore­nin­gen
Julius Bloms Gade 17, kld.
2200 Køben­havn N
CVR: 20 93 09 42

2. Person­ka­te­go­rier
OCD-fore­nin­gen indsam­ler og behand­ler oplys­nin­ger om:

  1. Medlem­mer (herun­der delta­gere i selv­hjælps­grup­per og pårørendegrupper)
  2. Medar­bej­dere
  3. Frivil­lige
  4. Besty­rel­ses­med­lem­mer samt konsu­len­ter
  5. Netværks­per­so­ner og samarbejdspartnere
  6. Gave­gi­vere
  7. Fored­rags­hol­dere
  8. Inter­view­per­so­ner
  9. Perso­ner, der modta­ger telefonrådgivning

3. Hvilke typer af perso­nop­lys­nin­ger behandles?

ad 1)

(Medlem­mer) Oplys­nin­ger, du afgi­ver i forbin­delse med indmel­delse (navn, adresse, tele­fon­num­mer, e-mail samt oplys­ning om din beta­ling) og flyt­ning samt din beta­lings­hi­sto­rik. Oplys­nin­ger, du afgi­ver i forbin­delse med even­tuel tilmel­ding til delta­gelse i selv­hjælps­grup­per (tele­fon­num­mer, e-mail, navn, adresse, alder og andre person­lige omstæn­dig­he­der, som er nødven­dige for at kunne deltage i en gruppe).

ad 2)

(Medar­bej­dere) Oplys­nin­ger, der afgi­ves (fx CV) eller produ­ce­res (fx kontrakt, lønsed­ler) i forbin­delse med ansæt­tel­sen. Herun­der, CPR-nummer, adresse, privat tele­fon, bankop­lys­nin­ger og oplys­ning om pensions­ord­ning mv. Desu­den oplys­nin­ger om andre forhold eller ordnin­ger, der vedrø­rer ansæt­tel­sen økono­misk. Desu­den oplys­nin­ger om sygdom og ferie.

Ad 3)

(Frivil­lige) Oplys­nin­ger, du afgi­ver i forbin­delse med frivil­lig­ar­bej­det, fx baggrund/CV og moti­va­tion for at arbejde frivil­ligt. Samtykke og CPR-nummer til indhent­ning af lovplig­tig børne­at­test om nødven­digt. Navn, adresse, tele­fon­num­mer og e-mail med henblik på almin­de­lig kontakt omkring frivil­li­gop­ga­ver. Bankop­lys­nin­ger i forbin­delse med kontante udlæg. 

ad 4)

(Besty­relse og konsu­len­ter) Valg til besty­relse. Stil­lings­be­teg­nelse. Øvrige oplys­nin­ger frem­går af pkt. 3.a, da kun medlem­mer kan vælges, jf. fore­nin­gens vedtæg­ter, § 4, stk. 3. Delta­gelse i besty­rel­ses­mø­der. Besty­rel­ses­til­lidspo­ster, jf. fore­nin­gens vedtæg­ter, § 6, stk. 1.

ad 5)

(Netværks­per­so­ner og samar­bejds­part­nere) Navn og almin­de­lige kontak­top­lys­nin­ger som tele­fon­num­mer og e-mail. Modtagne e-mails.

ad 6)

(Gave­gi­vere) Navn, gave­be­løb, beta­lings­op­lys­nin­ger og even­tu­elt CPR-nummer.

ad 7)

(Fored­rags­hol­dere) Navn og almin­de­lige kontak­top­lys­nin­ger som tele­fon­num­mer og e-mail. 

ad 8)

(Inter­view­per­so­ner) Inter­view i andre medier: Navn og almin­de­lige kontak­top­lys­nin­ger som tele­fon­num­mer og e-mail. Oplys­nin­ger om type af OCD til brug for bedste match.
Inter­view i egne medier: Oplys­nin­ger afgi­vet i forbin­delse med artik­ler i OCD-fore­nin­gens eget medlems­blad. Evt. billede.

ad 9)

(Perso­ner, der modta­ger tele­fon­rå­d­giv­ning) OCD-fore­nin­gens tele­fon­rå­d­giv­ning er er som udgangs­punkt anonyme, og der indsam­les ikke person­hen­før­bare oplys­nin­ger. Se dog vedr. indsam­ling, pkt. 9. Ved kontakt til rådgiv­nin­gen kan der indta­les besked med ønske om at blive ringet op og afgi­ver derved tele­fon­num­mer. Efter kontakt slet­tes bruge­rens besked samt opkaldsliste. 

4. Indsam­ling
Al indsam­ling sker så vidt muligt med infor­me­ret samtykke. OCD-fore­nin­gen indsam­ler kun almin­de­lige perso­nop­lys­nin­ger, som sendes til os af perso­nen selv med et konkret formål som fx opret­telse af medlem­skab eller tilmel­ding til selvhjælpsgruppe.

ad 1)

(Medlem­mer) Indmel­delse sker via formu­lar på OCD-foreningen.dk. Siden er kryp­te­ret med SSL, dvs. at den er sikker. Der gøres opmærk­som på, hvilke oplys­nin­ger der indsam­les og til hvil­ket formål. 

ad 2)

(Medar­bej­dere) Indsam­ling sker i forbin­delse med ansæt­telse og angår almin­de­lige perso­nop­lys­nin­ger. Medar­bej­de­ren under­skri­ver en samtyk­ke­er­klæ­ring, hvori medar­bej­de­ren oply­ses om sine rettig­he­der mv. Almin­de­lige perso­nop­lys­nin­ger gives over mail og tele­fon, mens fx CPR-oplys­nin­ger sendes over en sikker forbin­delse, brev el. fysisk.

ad 3)

(Frivil­lige) Der indhen­tes almin­de­lige oplys­nin­ger via mail. CPR-nummer på rele­vante frivil­lige (der fx skal arbejde med børn) indhen­tes via tele­fon eller brev. Bankop­lys­nin­ger indhen­tes efter aftale på mail. Artik­ler indhen­tes via mail. 

ad 4)

(Besty­relse) Indhen­tes i forbin­delse med opstil­ling og valg til besty­relse på gene­ral­for­sam­ling. Tele­fo­nisk eller på mail. Navn, tele­fon­num­mer og e-mail benyt­tes i forbin­delse med indkal­delse til besty­rel­ses­mø­der og gene­ral­for­sam­ling og udar­bej­delse af refe­ra­ter. Navne på besty­rel­ses­med­lem­mer behand­les i forbin­delse med udar­bej­delse af årsrapporter.

ad 5)

(Netværks­per­so­ner og samar­bejds­part­nere) OCD-fore­nin­gen har som fore­ning en meget stor kontakt­flade til alle former for samar­bejds­part­nere i det offent­lige, orga­ni­sa­tio­ner, fore­nin­ger, det private (fx behand­lere, leve­ran­dø­rer) mv. OCD-fore­nin­gen er medlem af en række netværk, såsom Psyki­a­tri­al­li­an­cen, Det Soci­ale Netværk, Psyki­a­tri­fon­den, SR-Bistand. Som led i dette arbejde modta­ger OCD-fore­nin­gen løbende mails og tele­fo­nopkald. OCD-fore­nin­gens medar­bej­dere gemmer i visse tilfælde kontak­top­lys­nin­ger på de mest hyppige kontak­ter, fx mail, tele­fon­num­mer, stil­ling og arbejds­sted. Oplys­nin­gerne indsam­les fra modtagne mails og telefonopkald.

ad 6)

(Gave­gi­vere) Indsam­ling sker via et beta­lings­mo­dul på OCD-foreningen.dk eller via MobilePay.

Ad 7)

(Fored­rags­hol­dere) Oplys­nin­ger indsam­les via en kryp­te­ret mail på kontakt@ocd-foreningen.dk. Der indsam­les både almin­de­lige perso­nop­lys­nin­ger og person­føl­somme oplys­nin­ger om type OCD og behandlingshistorik.

ad 8)

(Inter­view­per­so­ner) Oplys­nin­ger indsam­les via en kryp­te­ret mail på kontakt@ocd-foreningen.dk. Der indsam­les både almin­de­lige perso­nop­lys­nin­ger og person­føl­somme oplys­nin­ger om type OCD og behand­lings­hi­sto­rik. Ved tryk af arti­kel i eget medie indhen­tes der altid samtykke.

ad 9)

(Perso­ner, der modta­ger tele­fon­rå­d­giv­ning) Rådgiv­nin­gerne er gratis og benyt­tes af mange forskel­lige grup­per og til mange forskel­lige formål – fx menne­sker med OCD, pårø­rende, lærere, sund­heds­per­so­nale, stude­rende og skole­e­le­ver etc. Den mundt­lige samtale i sig selv er i sagens natur en slags behand­ling af de oplys­nin­ger, som perso­nerne ringer ind med, men anses ikke for at være en behand­ling i Data­be­skyt­tel­ses­for­ord­nin­gens forstand. Giver en person sig imid­ler­tid til kende, eller giver en person oplys­nin­ger, der kan bruges til at iden­ti­fi­cere perso­nen, gælder det stadig, at der som udgangs­punkt ikke finder anden behand­ling sted end selve den mundt­lige samtale, der er rådgiv­nin­gens formål, dvs. at der ikke finder indsam­ling sted. Opkalds­li­ste slet­tes efter hver rådgivning. 

5. Behand­ling af og formål med behand­ling af personoplysninger

ad 1)

(Medlem­mer) Vi regi­stre­rer og behand­ler dit navn, din adresse og evt. e-mailadresse og din beta­ling ved indmel­delse, herun­der ved at frem­sende velkomst­brev og regi­strere, at du har betalt. Vi bruger medlems­op­lys­nin­gerne til frem­sen­delse af årlig kontin­gen­topkræv­ning og medlems­blad fire gange årligt. Vi vil ikke være i stand til at behandle dit medlem­skab, hvis du ikke ønsker at dele dine almin­de­lige perso­nop­lys­nin­ger (navn, adresse og evt. mail). Behand­lin­gerne fore­ta­ges af ansatte og frivil­lige. Oplys­nin­ger behand­les direkte i kryp­te­ret system (se neden­for om Data­be­hand­ler­af­ta­ler) eller internt via kryp­te­ret besked­løs­ning (fx adresse til brug for velkomstbrev). 

Oplys­ning om mailadresse bruges til frem­sen­delse af nyheds­brev og/eller advi­se­ring om udgi­velse af den digi­tale udgave af OCD-nyt, idet man som medlem kan vælge om man ønsker at modtage medlems­bla­det med posten eller som PDF via e-mail.

ad 2)

(Medar­bej­dere) Oplys­nin­ger i CV og ansøg­ning behand­les med det mål at afklare, om medar­bej­de­ren har de rele­vante kompe­ten­cer til at blive ansat. Navn, adresse og cpr-nummer behand­les sammen med dine løn- og pensions­op­lys­nin­ger i det af fore­nin­gen benyt­tede lønsy­stem med henblik på udbe­ta­ling af løn og indbe­ta­ling til pension. Desu­den sker der behand­ling af enkelte af dine oplys­nin­ger med henblik på koor­di­ne­ring af andre almin­de­lige perso­na­le­for­hold som arbejds­ti­der og ferie samt frem­sen­delse med post af fx årsop­lys­nin­ger fra lønsy­ste­met. Private tele­fon­numre kan efter eget samtykke blive brugt til almin­de­lig daglig kontakt. Dit navn og din stil­ling publi­ce­res bag på fore­nin­gens medlemsblad

ad 3)

(Frivil­lige) Ansøg­ning og CV behand­les med henblik på afkla­ring af kompe­ten­cer i forhold til frivil­lig­ar­bej­det. Tele­fon­rå­d­gi­vere: Dine almin­de­lige kontak­top­lys­nin­ger (mail og tele­fon) bruges til fx at aftale super­vi­sion, dvs. løbende under­vis­ning. Din adresse bruges til frem­sen­delse af tele­fon, uden hvil­ken du ikke kan fungere som tele­fon­rå­d­gi­ver. Vagt­pla­ner ligger i en lukket Face­book­gruppe. Der bruges en lukket gruppe på Face­book til løbende at koor­di­nere vagter og gøre opmærk­som på super­vi­sion mv. Det er ikke påkræ­vet at deltage i Face­book­grup­pen. Bankop­lys­nin­ger bruges til at refun­dere kontante udlæg, fx, i forbin­delse med udlæg. Grup­pe­le­dere: Dine kontak­top­lys­nin­ger bruges af projekt­le­de­ren til at kontakte dig. Dine bankop­lys­nin­ger bruges til at refun­dere kontante udlæg, fx forplej­ning i forbin­delse med supervision.

Skri­ben­ter: Artik­ler og anmel­del­ser, du uopfor­dret eller efter aftale skri­ver til OCD-fore­nin­gens medlems­blad, tryk­kes med dit navn. Artik­ler eller dele af artik­ler brin­ges ikke i andre medier, medmin­dre det er aftalt.

Andre frivil­lige: Koor­di­ne­ring af opga­ver som fx forsen­delse af post og pjecer kræver, at vi har dine kontak­top­lys­nin­ger som tele­fon og mail.

ad 4)

(Besty­relse) Valg til besty­relse brin­ges i medlems­blad sammen med refe­rat af gene­ral­for­sam­ling. Oplys­nin­ger om navn og titel samt evt. tillids­hverv i besty­rel­sen brin­ges i medlems­blad og på hjem­meside. Oplys­nin­ger om mail og tele­fon­num­mer bruges til indkal­delse til og afvik­ling af bestyrelsesmøder.

ad 5)

(Netværks­per­so­ner og samar­bejds­part­nere) Som fore­ning har vi en meget stor kontakt­flade med inter­es­sen­ter som myndig­he­der, orga­ni­sa­tio­ner, andre fore­nin­ger og private såvel virk­som­he­der som enkelt­per­so­ner. Vi er løbende i kontakt med disse inter­es­sen­ter med henblik på at vare­tage fore­nin­gens almin­de­lige formål som fx inter­es­se­va­re­ta­gelse og oplys­ning, jf. vores vedtæg­ter, og bruger derfor kontak­top­lys­nin­gerne til at kontakte de rele­vante tele­fo­nisk eller på mail.

ad 6)

(Gave­gi­vere) Vi regi­stre­rer indkomne gaver i vores regn­skabs­sy­stem under indtæg­ter. Se desu­den afsnit 6, pkt. 6, om vide­re­gi­velse af oplysninger.

ad 7)

(Fored­rags­hol­dere) Fore­nin­gen har jf. sine vedtæg­ter, § 2, stk. 1 og 6, til formål at oplyse og fjerne fordomme om angst. Fore­nin­gen tilby­der fored­rag til fx skoler, arbejds­plad­ser, myndig­he­der, jobcen­tre etc. Fored­ra­gene holdes enten af frivil­lige profes­sio­nelle fagper­so­ner eller af menne­sker, der selv har eller har haft OCD. Bankop­lys­nin­ger bruges til at refun­dere kontante udlæg, fx, i forbin­delse med transport.

ad 8)

(Inter­view­per­so­ner) Medier: OCD-fore­nin­gen har, jf. sin formåls­pa­ra­graf § 2, stk. 1 og 6, til formål at oplyse og fjerne fordomme om OCD. Vi brin­ger i vores medlems­blad inter­view med menne­sker med OCD, der selv har valgt at stå frem for at fortælle deres histo­rie. Vi behand­ler de oplys­nin­ger, du giver os, redak­tio­nelt og sørger for, at du får artik­len til gennem­læs­ning og godken­delse, inden vi publi­ce­rer den.
Andre medier: OCD-fore­nin­gen har, jf. sin formåls­pa­ra­graf § 2, stk. 1 og 6, til formål at oplyse og fjerne fordomme om OCD. Fore­nin­gen bliver ofte kontak­tet af medier, der ønsker at komme i kontakt med menne­sker med OCD.
Ved henven­del­ser fra jour­na­li­ster, stude­rende (fx jour­na­list-/uni­ver­si­tets­stu­de­rende, der arbej­der på et større projekt) o.a. tager vi kontakt til de frivil­lige i vores fore­ning, vi mener kan hjælpe. Dette kan være kontakt­per­so­ner i vores lokal­grup­per eller perso­ner, der har indvil­li­get i at blive kontak­tet i forbin­delse med inter­view. Dette sker via mail (bcc). Vi beder dem om at henvende sig direkte til journalisten/den stude­rende o.l.

ad 9)

(Perso­ner, der modta­ger tele­fon­rå­d­giv­ning) OCD-fore­nin­gens tele­fon­rå­d­giv­ning er er som udgangs­punkt anonyme, og der indsam­les ikke person­hen­før­bare oplys­nin­ger. Se dog vedr. indsam­ling, pkt. 9. Ved kontakt til rådgiv­nin­gen kan der indta­les besked med ønske om at blive ringet op og afgi­ver derved tele­fon­num­mer. Efter kontakt slet­tes bruge­rens besked samt opkaldsliste. 

6. Vide­re­gi­velse af perso­nop­lys­nin­ger eksternt (se også Databehandlere)

ad 1)

(Medlem­mer) I forbin­delse med udsen­delse af fore­nin­gens medlems­blad. Adres­se­li­ste uplo­a­des i data­be­hand­lers (distri­butørs) kryp­te­rede system. Som led i den almin­de­lige revi­sion udar­bej­des der fx lister over restan­cer fra medlem­mer. Listerne inde­hol­der ikke navne, kun medlem­snumre, som dog er person­hen­før­bare for perso­ner med adgang til OCD-fore­nin­gens kryp­te­rede medlem­s­sy­stem. Revisor har i henhold til revi­sio­nens almin­de­lige kontrol­for­mål kig-adgang til syste­met, og har såle­des gene­rel adgang til medlemsoplysningerne.

ad 2)

(Medar­bej­dere) Løn- og pensions­op­lys­nin­ger behand­les i fore­nin­gens lønsy­stem, der er et af de almin­de­ligt tilgæn­ge­lige på marke­det. Lønop­lys­nin­ger indbe­ret­tes auto­ma­tisk til Skat via lønsy­ste­met. Lønsed­ler sendes til medar­bej­dere via e-boks. Medar­bej­der­nes navne frem­går offent­ligt i fore­nin­gens medlemsblad. 

ad 3)

(Frivil­lige) Gruppe- og pårø­ren­de­le­de­res navn, mail og tele­fon­num­mer vide­re­gi­ves pr. mail til kontakt­per­so­ner for de steder, hvor fore­nin­gen låner loka­ler til møde­rne, typisk i frivilligcentre.

ad 4)

(Besty­relse) Oplys­ning om besty­rel­sens sammen­sæt­ning frem­går offent­ligt af hjem­meside og medlemsblad.

ad 5)

(Netværks­per­so­ner og samar­bejds­part­nere) Der vide­re­gi­ves ikke almin­de­lige oplys­nin­ger om netværks­per­so­ner, medmin­dre det må formodes at være upro­ble­ma­tisk, i deres direkte inter­esse, og når oplys­nin­gerne i øvrigt er offent­ligt tilgæn­ge­lige; fx ved kontakt fra en jour­na­list, der ønsker at skrive om andre psykisk sårbare og henvi­ses til navnet på en rele­vant kontakt­per­son i en anden organisation.

ad 6)

(Gave­gi­vere) OCD-fore­nin­gen indbe­ret­ter gaver til Skat med angi­velse af CPR-nummer på gave­gi­ver, såfremt du selv og til netop dette formål har afgi­vet oplys­nin­gen, jf. den formu­lar på OCD-foreningen.dk, hvor oplys­nin­gen indhen­tes, og hvori det er angi­vet, at man – frivil­ligt – har mulig­hed for at angive CPR-nummer, såfremt man ønsker skat­te­fradrag for gaver (økono­mi­ske bidrag) til OCD-fore­nin­gen. Indbe­ret­ning sker via Skat.dk med NemID.

ad 7)

(Fored­rags­hol­dere) Vi oply­ser kun navn og evt. beteg­nel­sen OCD-ramt eller pårø­rende i forbin­delse med annon­ce­ring om fored­rag eller event efter samtykke. 

ad 8)

(Inter­view­per­so­ner) Da vi blot videre­for­mid­ler den henven­delse, vi får fra journalister/studerende o.a., vide­re­gi­ver vi ikke kontak­top­lys­nin­ger eller person­føl­somme oplys­nin­ger på vores inter­view­per­so­ner. Det er inter­view­per­so­nen selv, der står for formid­lin­gen til den pågæl­dende journalist. 

ad 9)

(Perso­ner, der modta­ger tele­fon­rå­d­giv­ning) Rådgiv­nin­gen er anonym, og der vide­re­gi­ves ikke oplysninger.

7. Data­be­hand­lere

En data­be­hand­ler er en ekstern instans, der behand­ler data på vegne af OCD-fore­nin­gen, dvs. fx vores lønsy­stem eller mail­ud­by­der, hvor vores data ikke ligger hos os selv, men på fx en ekstern server. Det er såle­des ganske almin­de­ligt at benytte data­be­hand­lere til at behandle perso­ners data, men det er vores ansvar, at vide, at det sker på en sikker og forsvar­lig måde, når det sker på vores foran­led­ning. Neden­for er angi­vet, på hvilke områ­der vi benyt­ter data­be­hand­lere. Af hensyn til data­sik­ker­hed oply­ses det gene­relt ikke i privat­livspo­li­tik­ken, hvilke udby­dere vi benytter.

OCD-fore­nin­gens medlems­op­lys­nin­ger, herun­der økono­mi­ske, ligger på en server, der er certi­fi­ce­ret af DigCert ECC Secure Server CA. Der er indgået data­be­hand­ler­af­tale. Kun perso­ner, der udfø­rer økono­mi­funk­tio­ner for fore­nin­gen (herun­der kasse­rer, regn­skabs­me­d­ar­bej­der, sekre­ta­ri­ats­le­der og revisor), har adgang til løsningen.

Der er indgået data­be­hand­ler­af­tale med OCD-fore­nin­gens mailudbyder.

OCD-fore­nin­gens benyt­ter et af marke­dets store lønsy­ste­mer. Der er lavet data­be­hand­lings­vil­kår som tillæg til hovedaftalen.

Tele­fonud­by­der (rådgi­ver­te­le­fo­ner): Vores udby­der er som udgangs­punkt selv­stæn­dig data­ansvar­lig, idet de ikke behand­ler data for os, men blot stil­ler kommu­ni­ka­tions­mid­del til rådighed.

Beta­lings­sy­ste­mer: De af OCD-fore­nin­gen benyt­tede beta­lings­løs­nin­ger og fore­nin­gens bank er ikke data­be­hand­lere for OCD-fore­nin­gen, men selv­stæn­dige dataansvarlige.

8. Behand­lings­grund­lag

Der henvi­ses til Data­be­skyt­tel­ses­for­ord­nin­gens arti­kel 6, stk. 1, litra b (opfyl­delse af kontrakt), arti­kel 6, stk. 1, litra f (forføl­gelse af legi­tim interesse),artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke), arti­kel 6, stk. 1, litra c (retlig forplig­telse), og arti­kel 9, stk. 2, litra d og e (undta­gel­ser fra forbud­det mod at behandle person­føl­somme oplys­nin­ger) som følger:

ad 1)

(Medlem­mer) Behand­ling af dine oplys­nin­ger er nødven­dig af hensyn til opfyl­delse af aftale om medlem­skab (kontrakt). Behand­ling af oplys­nin­ger om delta­gelse i selv­hjælps­gruppe sker også til opfyl­delse af aftale, da man som medlem, jf. i øvrigt den elek­tro­ni­ske tilmel­dings­for­mu­lar, får ret til at deltage i selv­hjælps­grup­per og jf. arti­kel 9, stk. 2, litra d.

ad 2)

(Medar­bej­dere) Behand­lin­gen af dine oplys­nin­ger er nødven­dig af hensyn til opfyl­delse af din ansæt­tel­ses­kon­trakt, jf. arti­kel 6. Behand­lin­gen af dine øvrige oplys­nin­ger, som fx dit navn følger dels af samtykke, dels af en legi­tim inter­esse i at du kan vare­tage din jobfunktion.

ad 3

(Frivil­lige) Behand­lin­gen af dine oplys­nin­ger er nødven­dig for, at OCD-fore­nin­gen kan forfølge en legi­tim inter­esse i at koor­di­nere og under­støtte arbejds­op­ga­verne for de frivillige.

ad 4)

(Besty­relse) Udle­ve­ring af besty­rel­ses­med­lem­mers navne til revisor til brug for udar­bej­delse af Årsrap­port er en pligt­mæs­sig følge af Årsregn­skabs­lo­ven. Behand­ling af dine kontak­top­lys­nin­ger er nødven­dig for at forfølge en legi­tim inter­esse i at kunne opfylde fore­nin­gens vedtæg­ter, § 7, om besty­rel­sens arbejde.

ad 5)

(Netværks­per­so­ner og samar­bejds­part­nere) Behand­ling (opbe­va­ring) af korre­spon­dance og kontak­top­lys­nin­ger følger af en legi­tim inter­esse i at kunne opfylde OCD-fore­nin­gens formåls­pa­ra­graf, § 2, stk. 1-8.

ad 6)

(Gave­gi­vere) Behand­ling af dine oplys­nin­ger følger af en retlig forplig­telse, jf. Bogfø­rings­lo­ven og skattelovgivningen.

ad 7)

(Fored­rags­hol­dere) Behand­ling af dine oplys­nin­ger følger af en legi­tim inter­esse i at kunne opfylde OCD-fore­nin­gens vedtæg­ter, § 2, særligt stk. 1 og stk. 6, og jf. arti­kel 9, stk. 2, litra e.

ad 8)

(Inter­view­per­so­ner) Behand­ling af dine oplys­nin­ger følger af en legi­tim inter­esse i at kunne opfylde OCD-fore­nin­gens vedtæg­ter, § 2, særligt stk. 1 og stk. 6, og jf. og jf. arti­kel 9, stk. 2, litra e.

ad 9)

(Perso­ner, der modta­ger tele­fon­rå­d­giv­ning) Der sker ikke behand­ling af dine person­føl­somme oplys­nin­ger. Henven­del­ser vedrø­rende ønske om medlem­skab er behand­ling af almin­de­lige perso­nop­lys­nin­ger og følger af en legi­tim inter­esse i at være en medlem­s­for­e­ning, jf. arti­kel 6.

9. Opbe­va­ring og slet­ning af personoplysninger

Gene­relt opbe­va­res alle oplys­nin­ger, der i medfør af Bogfø­rings­lo­ven, § 10, skal opbe­va­res i 5 år fra udlø­bet af oplys­nin­gens inde­væ­rende år, så længe som det kræves, hvor­ef­ter de slet­tes. Alle øvrige oplys­nin­ger slet­tes, så snart der ikke længere er et sagligt formål, der gør det nødven­digt at opbe­vare dem.

ad 1)

(Medlem­mer) Medlems­op­lys­nin­ger opbe­va­res kun i medlem­s­sy­ste­met. Der laves dog fx bank­af­stem­nin­ger, hvoraf frem­går medlem­snumre, der kan iden­ti­fi­ce­res af perso­ner med adgang til medlem­s­sy­ste­met. Bank­af­stem­nin­ger opbe­va­res på en almin­de­lig pc. Medlems­op­lys­nin­ger opbe­va­res jf. kravet i Bogfø­rings­lo­ven i 5 løbende år, hvor­ef­ter de slettes.
Formu­lar om tilsen­delse af indmel­del­ses­ma­te­ri­ale slet­tes, efter mate­ri­a­let er sendt med posten.

ad 2)

(Medar­bej­dere) Ansøg­nin­ger og CV fra ansø­gere, der ikke ansæt­tes, slet­tes straks efter endt ansæt­tel­ses­for­løb, dvs. når den rele­vante stil­ling er besat. Oplys­nin­ger om medar­bej­dere, herun­der ansæt­tel­ses­kon­trakt og lønsed­ler opbe­va­res i et aflåst skab på OCD-fore­nin­gens kontor. CV og ansøg­ning fra perso­ner, der ansæt­tes, opbe­va­res under hele ansæt­tel­sen med henblik på HR-arbejde, lige­le­des i aflåst skab. Oplys­nin­ger om medar­bej­dere slet­tes efter endt ansæt­telse, bort­set fra de økono­mi­ske oplys­nin­ger, som skal opbe­va­res i 5 løbende år jf. Bogføringsloven.

ad 3)

(Frivil­lige) Dine kontak­top­lys­nin­ger opbe­va­res i et word- eller excel-doku­ment på en pc, så længe du er frivil­lig, dvs. indtil du giver meddel­else om, at du ikke længere ønsker eller har mulig­hed for at være frivil­lig for fore­nin­gen, hvor­ef­ter de slet­tes. Dine bankop­lys­nin­ger opbe­va­res, i det omfang de frem­går af bogfø­rings­bi­lag, jf. kravene i bogfø­rings­lo­ven, hvor­ef­ter de slettes.

ad 4)

(Besty­relse) Oplys­nin­ger om din besty­rel­ses­post opbe­va­res, så længe du sidder i besty­rel­sen. Oplys­nin­gerne opbe­va­res i en kontakt- og adres­se­li­ste, der også distri­bu­e­res internt i besty­rel­sen. Ved udtræ­delse af besty­rel­sen slet­tes navn, stil­ling og besty­rel­ses­post fra hjem­meside og medlems­blad. Oplys­nin­gerne vil fort­sat fremgå af alle­rede trykte numre af vores medlems­blad og af besty­rel­ses­re­fe­ra­ter, der ikke slet­tes af hensyn til mulig­he­den for at arbejde konti­nu­ert stra­te­gisk og poli­tisk. Besty­rel­ses­re­fe­ra­ter offent­lig­gø­res ikke og sendes ikke til medlem­mer. Besty­rel­ses­re­fe­ra­ter inde­hol­der ingen person­føl­somme oplys­nin­ger og opbe­va­res i dropboks. 

ad 5)

(Netværks­per­so­ner og samar­bejds­part­nere) Oplys­nin­ger opbe­va­res i medar­bej­der­nes og besty­rel­sens mail­pro­gram. Oplys­nin­gerne slet­tes ikke, da vi løbende har brug for at kontakte vores netværk, herun­der refe­rere til og fort­sætte tidli­gere dialog og initiativer.

ad 6)

(Gave­gi­vere) Oplys­nin­ger opbe­va­res i 5 løbende år i fore­nin­gens regnskabssystem.

Ad 7)

(Medlem­mer) Medlems­op­lys­nin­ger (herun­der navn, postnr. og e-mailadresse) til brug for digi­tal udsen­delse af OCD-fore­nin­gens medlems­blad og nyheds­mail, ligger på en server der er certi­fi­ce­ret af GeoTrust RSA CA 2018. Der er indgået databebehandleraftale. 

(Fored­rags­hol­dere) Oplys­nin­gerne opbe­va­res i data­base i kryp­te­ret system. Oplys­nin­gerne slet­tes, hvis du ikke længere ønsker at være fored­rags­hol­der for os.

ad 8)

(Inter­view­per­so­ner) Oplys­nin­gerne opbe­va­res i data­base i kryp­te­ret system. Oplys­nin­gerne slet­tes, hvis du ikke længere ønsker at stå til rådig­hed som interviewperson.

ad 9)

(Perso­ner, der modta­ger tele­fon­rå­d­giv­ning) Rådgiv­nin­gen er anonym. Ved kontakt til rådgiv­nin­gen kan der indta­les besked med ønske om at blive ringet op og afgi­ver derved tele­fon­num­mer. Efter kontakt slet­tes bruge­rens besked samt opkaldsliste. 

Ad 10)

(Køb i vores webs­hop) Har du købt en bog i vores webs­hop, vil denne transak­tion fremgå af vores regn­skab i 5 år – jf. reglerne på området. 

ad 11

(Afvik­ling af konkur­ren­cer) Delta­ger du i en af vores konkur­ren­cer på Face­book eller Insta­gram, giver du samti­dig dit samtykke til, at vi må tage kontakt til dig via Face­book eller Insta­gram (enten via direkte besked eller tagging). Der vil også fore­komme mail­kor­re­spon­dan­cer mellem vinder og vores sekretariat. 

Delta­ger du i en konkur­rence på fx vores stand på eksem­pel­vis Folke­mø­det eller Psyki­a­tri­top­mø­det, bliver konkur­ren­cen afvik­let pr. tele­fon. Tele­fon­numre bliver ikke gemt. Har du givet dit samtykke, vil offent­lig­gø­relse af en vinder evt. blive posted på vores Face­book­side eller komme med i vores medlemsblad.

10. Data­porta­bi­li­tet

Du har ret til at modtage de oplys­nin­ger, vi har om dig, i et struk­tu­re­ret, almin­de­ligt anvendt og maskin­læs­bart format. 

11. Kontakt­per­son

Ved spørgs­mål til person­data eller vores person­da­ta­po­li­tik bedes du rette henven­delse til sekre­ta­ri­a­tet på kontakt@ocd-foreningen.dk. Skriv venligst ’person­data’ i emnefeltet.

12. Data­til­sy­net

Du kan altid indgive en klage til Data­til­sy­net eller en anden rele­vant databeskyttelsestilsynsmyndighed.

Data­til­sy­net
Borger­gade 28, 5. sal
1300 Køben­havn K.
Telefon:3319 3200
Mail: dt@datatilsynet.dk

Privat­livspo­li­tik­ken revi­de­res hvert år i maj måned, dog forven­tet første gang, når Data­til­sy­net i nærme­ste frem­tid udsen­der ’Vejled­ning til fore­nin­ger’ i anled­ning af ikraft­træ­delse af Data­be­skyt­tel­ses­for­ord­nin­gen den 25. maj 2018.