Denne privatlivspolitik redegør for, hvordan OCD-foreningen behandler og ønsker at behandle personhenførbare oplysninger. Politikken er således en retningslinje for, hvordan OCD-foreningen bedst muligt behandler personoplysninger. Politikken er som udgangspunkt sammenfaldende med foreningens praksis for behandling af personoplysninger, idet det er en målsætning, at politikken skal fungere som et redskab til at sørge for, at dette er tilfældet.
- Generelt
- Dataansvarlig
- Personkategorier
- Typer af personoplysninger
- Indsamling
- Formål og behandling
- Videregivelse af personoplysninger
- Databehandlere
- Behandlingsgrundlag
- Opbevaring og sletning
- Dataportabilitet
- Kontaktperson og klageinstans
1. Generelt
OCD-foreningens privatlivspolitik er en følge af Databeskyttelsesforordningen, der sætter regler for, hvordan personhenførbare oplysninger kan og skal behandles af såvel private som virksomheder og foreninger.
Det gælder særligt for OCD-foreningen, at vi i kraft af foreningens formål i alle vores aktiviteter og alt, hvad vi siger og skriver i vores daglige arbejde, beskæftiger os med et område, der er personfølsomt, og som skal beskyttes, i det omfang det er personhenførbart.
OCD-foreningens formålsparagraf lyder således:
§ 2 Formål
Foreningens formål er at:
Stk.1. Fremme kendskabet til og forståelse for OCD hos OCD-ramte, pårørende samt læger og forskere m.v.
Stk.2. Skabe samarbejdsrelationer mellem nationale, nordiske, europæiske og internationale organisationer, der arbejder for at fremme forskning og oplysning.
Stk.3. Fremme medmenneskelig forståelse for OCD og påvirke det omgivende samfund til en positiv grundholdning over for personer ramt af OCD.
Stk.4. Påvirke dansk politik til forståelse for, anerkendelse af og støtte til OCD-ramte.
Stk.5. Fremme interesse for at forske i OCD.
Stk.6. Virke netværksskabende for OCD-ramte og pårørende, f.eks. gennem: afholdelse af foredrag af forskere, OCD-ramte eller pårørende, etablering af netværksgrupper for OCD-ramte, etablering af netværksgrupper for pårørende, udarbejdelse af information om OCD.
Stk.7. Gennem oplysning og i samarbejde med fagfolk og offentlige myndigheder forebygge at sygdomsperioden forlænges unødigt eller gøres permanent ved fejlbehandling eller ved iværksættelse af fejlagtige foranstaltninger.
Da det er i medlemmernes interesse, at vi beskytter deres oplysninger, er foreningens vedtægter forenelige med Databeskyttelsesforordningen. Det skal tilføjes, at OCD-foreningen ifølge vores vedtægter § 3, stk. 1, som medlemskreds kan optages enhver OCD-ramt, pårørende eller personer, organisationer, behandlere og forskere med interesse for OCD-foreningen.
Medlemskab af en forening er, jf. Datatilsynets vejledning på datatilsynet.dk, i sit udgangspunkt ikke en personfølsom oplysning, men en almindelig personoplysning. Af hensyn til OCD-foreningens særlige formål, virke og i medlemmernes interesse er det imidlertid foreningens politik i videst muligt omfang at behandle medlemsoplysninger mv., som var de personfølsomme oplysninger, uanset at foreningen ikke er retlig forpligtet dertil.
Da langt størsteparten af de personoplysninger, OCD-foreningen behandler, retligt set er almindelige personoplysninger, følger det af Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, om forfølgelse af legitim interesse, at vores formålsparagraf, jf. foreningsfriheden, udgør en række sådanne legitime interesser.
Hvad angår personhenførbare følsomme oplysninger, følger det af Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra d og e, at OCD-foreningen, jf. vores formålsparagraf, gerne må behandle personfølsomme oplysninger, når vi i øvrigt har en legitim grund dertil og i øvrigt overholder Databeskyttelsesforordningens regler for behandling af personfølsomme oplysninger.
Andre generelle forhold
Hvor det ikke er nævnt, gemmes økonomiske oplysninger i indeværende år og 5 år til (5 løbende år), i det omfang Bogføringsloven kræver det.
Vi tilstræber generelt at bruge så sikre løsninger som muligt under hensyntagen til foreningens ressourcer og jf. artikel 32, stk. 1, i Databeskyttelsesforordningen.
- Ud over hvad der fremgår af nedenstående, har du generelt følgende rettigheder:
- Du har ret til, ved forespørgsel, at få oplyst, hvilke oplysninger vi har registreret om dig.
- Du har ret til at få berigtiget forkerte oplysninger.
Du har ret til at få slettet dine oplysninger, medmindre det følger af aftale eller kontrakt, at OCD-foreningen kan eller har pligt til at opbevare eller behandle dem, eller medmindre OCD-foreningen på anden vis har en retlig eller legitim grund, der gør det nødvendigt at behandle oplysningerne.
1. Dataansvarlig
Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af personoplysninger, er:
OCD-foreningen
Julius Bloms Gade 17, kld.
2200 København N
CVR: 20 93 09 42
2. Personkategorier
OCD-foreningen indsamler og behandler oplysninger om:
- Medlemmer (herunder deltagere i selvhjælpsgrupper og pårørendegrupper)
- Medarbejdere
- Frivillige
- Bestyrelsesmedlemmer samt konsulenter
- Netværkspersoner og samarbejdspartnere
- Gavegivere
- Foredragsholdere
- Interviewpersoner
- Personer, der modtager telefonrådgivning
3. Hvilke typer af personoplysninger behandles?
ad 1)
(Medlemmer) Oplysninger, du afgiver i forbindelse med indmeldelse (navn, adresse, telefonnummer, e-mail samt oplysning om din betaling) og flytning samt din betalingshistorik. Oplysninger, du afgiver i forbindelse med eventuel tilmelding til deltagelse i selvhjælpsgrupper (telefonnummer, e-mail, navn, adresse, alder og andre personlige omstændigheder, som er nødvendige for at kunne deltage i en gruppe).
ad 2)
(Medarbejdere) Oplysninger, der afgives (fx CV) eller produceres (fx kontrakt, lønsedler) i forbindelse med ansættelsen. Herunder, CPR-nummer, adresse, privat telefon, bankoplysninger og oplysning om pensionsordning mv. Desuden oplysninger om andre forhold eller ordninger, der vedrører ansættelsen økonomisk. Desuden oplysninger om sygdom og ferie.
Ad 3)
(Frivillige) Oplysninger, du afgiver i forbindelse med frivilligarbejdet, fx baggrund/CV og motivation for at arbejde frivilligt. Samtykke og CPR-nummer til indhentning af lovpligtig børneattest om nødvendigt. Navn, adresse, telefonnummer og e-mail med henblik på almindelig kontakt omkring frivilligopgaver. Bankoplysninger i forbindelse med kontante udlæg.
ad 4)
(Bestyrelse og konsulenter) Valg til bestyrelse. Stillingsbetegnelse. Øvrige oplysninger fremgår af pkt. 3.a, da kun medlemmer kan vælges, jf. foreningens vedtægter, § 4, stk. 3. Deltagelse i bestyrelsesmøder. Bestyrelsestillidsposter, jf. foreningens vedtægter, § 6, stk. 1.
ad 5)
(Netværkspersoner og samarbejdspartnere) Navn og almindelige kontaktoplysninger som telefonnummer og e-mail. Modtagne e-mails.
ad 6)
(Gavegivere) Navn, gavebeløb, betalingsoplysninger og eventuelt CPR-nummer.
ad 7)
(Foredragsholdere) Navn og almindelige kontaktoplysninger som telefonnummer og e-mail.
ad 8)
(Interviewpersoner) Interview i andre medier: Navn og almindelige kontaktoplysninger som telefonnummer og e-mail. Oplysninger om type af OCD til brug for bedste match.
Interview i egne medier: Oplysninger afgivet i forbindelse med artikler i OCD-foreningens eget medlemsblad. Evt. billede.
ad 9)
(Personer, der modtager telefonrådgivning) OCD-foreningens telefonrådgivning er er som udgangspunkt anonyme, og der indsamles ikke personhenførbare oplysninger. Se dog vedr. indsamling, pkt. 9. Ved kontakt til rådgivningen kan der indtales besked med ønske om at blive ringet op og afgiver derved telefonnummer. Efter kontakt slettes brugerens besked samt opkaldsliste.
4. Indsamling
Al indsamling sker så vidt muligt med informeret samtykke. OCD-foreningen indsamler kun almindelige personoplysninger, som sendes til os af personen selv med et konkret formål som fx oprettelse af medlemskab eller tilmelding til selvhjælpsgruppe.
ad 1)
(Medlemmer) Indmeldelse sker via formular på OCD-foreningen.dk. Siden er krypteret med SSL, dvs. at den er sikker. Der gøres opmærksom på, hvilke oplysninger der indsamles og til hvilket formål.
ad 2)
(Medarbejdere) Indsamling sker i forbindelse med ansættelse og angår almindelige personoplysninger. Medarbejderen underskriver en samtykkeerklæring, hvori medarbejderen oplyses om sine rettigheder mv. Almindelige personoplysninger gives over mail og telefon, mens fx CPR-oplysninger sendes over en sikker forbindelse, brev el. fysisk.
ad 3)
(Frivillige) Der indhentes almindelige oplysninger via mail. CPR-nummer på relevante frivillige (der fx skal arbejde med børn) indhentes via telefon eller brev. Bankoplysninger indhentes efter aftale på mail. Artikler indhentes via mail.
ad 4)
(Bestyrelse) Indhentes i forbindelse med opstilling og valg til bestyrelse på generalforsamling. Telefonisk eller på mail. Navn, telefonnummer og e-mail benyttes i forbindelse med indkaldelse til bestyrelsesmøder og generalforsamling og udarbejdelse af referater. Navne på bestyrelsesmedlemmer behandles i forbindelse med udarbejdelse af årsrapporter.
ad 5)
(Netværkspersoner og samarbejdspartnere) OCD-foreningen har som forening en meget stor kontaktflade til alle former for samarbejdspartnere i det offentlige, organisationer, foreninger, det private (fx behandlere, leverandører) mv. OCD-foreningen er medlem af en række netværk, såsom Psykiatrialliancen, Det Sociale Netværk, Psykiatrifonden, SR-Bistand. Som led i dette arbejde modtager OCD-foreningen løbende mails og telefonopkald. OCD-foreningens medarbejdere gemmer i visse tilfælde kontaktoplysninger på de mest hyppige kontakter, fx mail, telefonnummer, stilling og arbejdssted. Oplysningerne indsamles fra modtagne mails og telefonopkald.
ad 6)
(Gavegivere) Indsamling sker via et betalingsmodul på OCD-foreningen.dk eller via MobilePay.
Ad 7)
(Foredragsholdere) Oplysninger indsamles via en krypteret mail på kontakt@ocd-foreningen.dk. Der indsamles både almindelige personoplysninger og personfølsomme oplysninger om type OCD og behandlingshistorik.
ad 8)
(Interviewpersoner) Oplysninger indsamles via en krypteret mail på kontakt@ocd-foreningen.dk. Der indsamles både almindelige personoplysninger og personfølsomme oplysninger om type OCD og behandlingshistorik. Ved tryk af artikel i eget medie indhentes der altid samtykke.
ad 9)
(Personer, der modtager telefonrådgivning) Rådgivningerne er gratis og benyttes af mange forskellige grupper og til mange forskellige formål – fx mennesker med OCD, pårørende, lærere, sundhedspersonale, studerende og skoleelever etc. Den mundtlige samtale i sig selv er i sagens natur en slags behandling af de oplysninger, som personerne ringer ind med, men anses ikke for at være en behandling i Databeskyttelsesforordningens forstand. Giver en person sig imidlertid til kende, eller giver en person oplysninger, der kan bruges til at identificere personen, gælder det stadig, at der som udgangspunkt ikke finder anden behandling sted end selve den mundtlige samtale, der er rådgivningens formål, dvs. at der ikke finder indsamling sted. Opkaldsliste slettes efter hver rådgivning.
5. Behandling af og formål med behandling af personoplysninger
ad 1)
(Medlemmer) Vi registrerer og behandler dit navn, din adresse og evt. e-mailadresse og din betaling ved indmeldelse, herunder ved at fremsende velkomstbrev og registrere, at du har betalt. Vi bruger medlemsoplysningerne til fremsendelse af årlig kontingentopkrævning og medlemsblad fire gange årligt. Vi vil ikke være i stand til at behandle dit medlemskab, hvis du ikke ønsker at dele dine almindelige personoplysninger (navn, adresse og evt. mail). Behandlingerne foretages af ansatte og frivillige. Oplysninger behandles direkte i krypteret system (se nedenfor om Databehandleraftaler) eller internt via krypteret beskedløsning (fx adresse til brug for velkomstbrev).
Oplysning om mailadresse bruges til fremsendelse af nyhedsbrev og/eller advisering om udgivelse af den digitale udgave af OCD-nyt, idet man som medlem kan vælge om man ønsker at modtage medlemsbladet med posten eller som PDF via e-mail.
ad 2)
(Medarbejdere) Oplysninger i CV og ansøgning behandles med det mål at afklare, om medarbejderen har de relevante kompetencer til at blive ansat. Navn, adresse og cpr-nummer behandles sammen med dine løn- og pensionsoplysninger i det af foreningen benyttede lønsystem med henblik på udbetaling af løn og indbetaling til pension. Desuden sker der behandling af enkelte af dine oplysninger med henblik på koordinering af andre almindelige personaleforhold som arbejdstider og ferie samt fremsendelse med post af fx årsoplysninger fra lønsystemet. Private telefonnumre kan efter eget samtykke blive brugt til almindelig daglig kontakt. Dit navn og din stilling publiceres bag på foreningens medlemsblad
ad 3)
(Frivillige) Ansøgning og CV behandles med henblik på afklaring af kompetencer i forhold til frivilligarbejdet. Telefonrådgivere: Dine almindelige kontaktoplysninger (mail og telefon) bruges til fx at aftale supervision, dvs. løbende undervisning. Din adresse bruges til fremsendelse af telefon, uden hvilken du ikke kan fungere som telefonrådgiver. Vagtplaner ligger i en lukket Facebookgruppe. Der bruges en lukket gruppe på Facebook til løbende at koordinere vagter og gøre opmærksom på supervision mv. Det er ikke påkrævet at deltage i Facebookgruppen. Bankoplysninger bruges til at refundere kontante udlæg, fx, i forbindelse med udlæg. Gruppeledere: Dine kontaktoplysninger bruges af projektlederen til at kontakte dig. Dine bankoplysninger bruges til at refundere kontante udlæg, fx forplejning i forbindelse med supervision.
Skribenter: Artikler og anmeldelser, du uopfordret eller efter aftale skriver til OCD-foreningens medlemsblad, trykkes med dit navn. Artikler eller dele af artikler bringes ikke i andre medier, medmindre det er aftalt.
Andre frivillige: Koordinering af opgaver som fx forsendelse af post og pjecer kræver, at vi har dine kontaktoplysninger som telefon og mail.
ad 4)
(Bestyrelse) Valg til bestyrelse bringes i medlemsblad sammen med referat af generalforsamling. Oplysninger om navn og titel samt evt. tillidshverv i bestyrelsen bringes i medlemsblad og på hjemmeside. Oplysninger om mail og telefonnummer bruges til indkaldelse til og afvikling af bestyrelsesmøder.
ad 5)
(Netværkspersoner og samarbejdspartnere) Som forening har vi en meget stor kontaktflade med interessenter som myndigheder, organisationer, andre foreninger og private såvel virksomheder som enkeltpersoner. Vi er løbende i kontakt med disse interessenter med henblik på at varetage foreningens almindelige formål som fx interessevaretagelse og oplysning, jf. vores vedtægter, og bruger derfor kontaktoplysningerne til at kontakte de relevante telefonisk eller på mail.
ad 6)
(Gavegivere) Vi registrerer indkomne gaver i vores regnskabssystem under indtægter. Se desuden afsnit 6, pkt. 6, om videregivelse af oplysninger.
ad 7)
(Foredragsholdere) Foreningen har jf. sine vedtægter, § 2, stk. 1 og 6, til formål at oplyse og fjerne fordomme om angst. Foreningen tilbyder foredrag til fx skoler, arbejdspladser, myndigheder, jobcentre etc. Foredragene holdes enten af frivillige professionelle fagpersoner eller af mennesker, der selv har eller har haft OCD. Bankoplysninger bruges til at refundere kontante udlæg, fx, i forbindelse med transport.
ad 8)
(Interviewpersoner) Medier: OCD-foreningen har, jf. sin formålsparagraf § 2, stk. 1 og 6, til formål at oplyse og fjerne fordomme om OCD. Vi bringer i vores medlemsblad interview med mennesker med OCD, der selv har valgt at stå frem for at fortælle deres historie. Vi behandler de oplysninger, du giver os, redaktionelt og sørger for, at du får artiklen til gennemlæsning og godkendelse, inden vi publicerer den.
Andre medier: OCD-foreningen har, jf. sin formålsparagraf § 2, stk. 1 og 6, til formål at oplyse og fjerne fordomme om OCD. Foreningen bliver ofte kontaktet af medier, der ønsker at komme i kontakt med mennesker med OCD. Ved henvendelser fra journalister, studerende (fx journalist-/universitetsstuderende, der arbejder på et større projekt) o.a. tager vi kontakt til de frivillige i vores forening, vi mener kan hjælpe. Dette kan være kontaktpersoner i vores lokalgrupper eller personer, der har indvilliget i at blive kontaktet i forbindelse med interview. Dette sker via mail (bcc). Vi beder dem om at henvende sig direkte til journalisten/den studerende o.l.
ad 9)
(Personer, der modtager telefonrådgivning) OCD-foreningens telefonrådgivning er er som udgangspunkt anonyme, og der indsamles ikke personhenførbare oplysninger. Se dog vedr. indsamling, pkt. 9. Ved kontakt til rådgivningen kan der indtales besked med ønske om at blive ringet op og afgiver derved telefonnummer. Efter kontakt slettes brugerens besked samt opkaldsliste.
6. Videregivelse af personoplysninger eksternt (se også Databehandlere)
ad 1)
(Medlemmer) I forbindelse med udsendelse af foreningens medlemsblad. Adresseliste uploades i databehandlers (distributørs) krypterede system. Som led i den almindelige revision udarbejdes der fx lister over restancer fra medlemmer. Listerne indeholder ikke navne, kun medlemsnumre, som dog er personhenførbare for personer med adgang til OCD-foreningens krypterede medlemssystem. Revisor har i henhold til revisionens almindelige kontrolformål kig-adgang til systemet, og har således generel adgang til medlemsoplysningerne.
ad 2)
(Medarbejdere) Løn- og pensionsoplysninger behandles i foreningens lønsystem, der er et af de almindeligt tilgængelige på markedet. Lønoplysninger indberettes automatisk til Skat via lønsystemet. Lønsedler sendes til medarbejdere via e-boks. Medarbejdernes navne fremgår offentligt i foreningens medlemsblad.
ad 3)
(Frivillige) Gruppe- og pårørendelederes navn, mail og telefonnummer videregives pr. mail til kontaktpersoner for de steder, hvor foreningen låner lokaler til møderne, typisk i frivilligcentre.
ad 4)
(Bestyrelse) Oplysning om bestyrelsens sammensætning fremgår offentligt af hjemmeside og medlemsblad.
ad 5)
(Netværkspersoner og samarbejdspartnere) Der videregives ikke almindelige oplysninger om netværkspersoner, medmindre det må formodes at være uproblematisk, i deres direkte interesse, og når oplysningerne i øvrigt er offentligt tilgængelige; fx ved kontakt fra en journalist, der ønsker at skrive om andre psykisk sårbare og henvises til navnet på en relevant kontaktperson i en anden organisation.
ad 6)
(Gavegivere) OCD-foreningen indberetter gaver til Skat med angivelse af CPR-nummer på gavegiver, såfremt du selv og til netop dette formål har afgivet oplysningen, jf. den formular på OCD-foreningen.dk, hvor oplysningen indhentes, og hvori det er angivet, at man – frivilligt – har mulighed for at angive CPR-nummer, såfremt man ønsker skattefradrag for gaver (økonomiske bidrag) til OCD-foreningen. Indberetning sker via Skat.dk med NemID.
ad 7)
(Foredragsholdere) Vi oplyser kun navn og evt. betegnelsen OCD-ramt eller pårørende i forbindelse med annoncering om foredrag eller event efter samtykke.
ad 8)
(Interviewpersoner) Da vi blot videreformidler den henvendelse, vi får fra journalister/studerende o.a., videregiver vi ikke kontaktoplysninger eller personfølsomme oplysninger på vores interviewpersoner. Det er interviewpersonen selv, der står for formidlingen til den pågældende journalist.
ad 9)
(Personer, der modtager telefonrådgivning) Rådgivningen er anonym, og der videregives ikke oplysninger.
7. Databehandlere
En databehandler er en ekstern instans, der behandler data på vegne af OCD-foreningen, dvs. fx vores lønsystem eller mailudbyder, hvor vores data ikke ligger hos os selv, men på fx en ekstern server. Det er således ganske almindeligt at benytte databehandlere til at behandle personers data, men det er vores ansvar, at vide, at det sker på en sikker og forsvarlig måde, når det sker på vores foranledning. Nedenfor er angivet, på hvilke områder vi benytter databehandlere. Af hensyn til datasikkerhed oplyses det generelt ikke i privatlivspolitikken, hvilke udbydere vi benytter.
OCD-foreningens medlemsoplysninger, herunder økonomiske, ligger på en server, der er certificeret af DigCert ECC Secure Server CA. Der er indgået databehandleraftale. Kun personer, der udfører økonomifunktioner for foreningen (herunder kasserer, regnskabsmedarbejder, sekretariatsleder og revisor), har adgang til løsningen.
Der er indgået databehandleraftale med OCD-foreningens mailudbyder.
OCD-foreningens benytter et af markedets store lønsystemer. Der er lavet databehandlingsvilkår som tillæg til hovedaftalen.
Telefonudbyder (rådgivertelefoner): Vores udbyder er som udgangspunkt selvstændig dataansvarlig, idet de ikke behandler data for os, men blot stiller kommunikationsmiddel til rådighed.
Betalingssystemer: De af OCD-foreningen benyttede betalingsløsninger og foreningens bank er ikke databehandlere for OCD-foreningen, men selvstændige dataansvarlige.
8. Behandlingsgrundlag
Der henvises til Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt), artikel 6, stk. 1, litra f (forfølgelse af legitim interesse),artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke), artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse), og artikel 9, stk. 2, litra d og e (undtagelser fra forbuddet mod at behandle personfølsomme oplysninger) som følger:
ad 1)
(Medlemmer) Behandling af dine oplysninger er nødvendig af hensyn til opfyldelse af aftale om medlemskab (kontrakt). Behandling af oplysninger om deltagelse i selvhjælpsgruppe sker også til opfyldelse af aftale, da man som medlem, jf. i øvrigt den elektroniske tilmeldingsformular, får ret til at deltage i selvhjælpsgrupper og jf. artikel 9, stk. 2, litra d.
ad 2)
(Medarbejdere) Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig af hensyn til opfyldelse af din ansættelseskontrakt, jf. artikel 6. Behandlingen af dine øvrige oplysninger, som fx dit navn følger dels af samtykke, dels af en legitim interesse i at du kan varetage din jobfunktion.
ad 3
(Frivillige) Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at OCD-foreningen kan forfølge en legitim interesse i at koordinere og understøtte arbejdsopgaverne for de frivillige.
ad 4)
(Bestyrelse) Udlevering af bestyrelsesmedlemmers navne til revisor til brug for udarbejdelse af Årsrapport er en pligtmæssig følge af Årsregnskabsloven. Behandling af dine kontaktoplysninger er nødvendig for at forfølge en legitim interesse i at kunne opfylde foreningens vedtægter, § 7, om bestyrelsens arbejde.
ad 5)
(Netværkspersoner og samarbejdspartnere) Behandling (opbevaring) af korrespondance og kontaktoplysninger følger af en legitim interesse i at kunne opfylde OCD-foreningens formålsparagraf, § 2, stk. 1-8.
ad 6)
(Gavegivere) Behandling af dine oplysninger følger af en retlig forpligtelse, jf. Bogføringsloven og skattelovgivningen.
ad 7)
(Foredragsholdere) Behandling af dine oplysninger følger af en legitim interesse i at kunne opfylde OCD-foreningens vedtægter, § 2, særligt stk. 1 og stk. 6, og jf. artikel 9, stk. 2, litra e.
ad 8)
(Interviewpersoner) Behandling af dine oplysninger følger af en legitim interesse i at kunne opfylde OCD-foreningens vedtægter, § 2, særligt stk. 1 og stk. 6, og jf. og jf. artikel 9, stk. 2, litra e.
ad 9)
(Personer, der modtager telefonrådgivning) Der sker ikke behandling af dine personfølsomme oplysninger. Henvendelser vedrørende ønske om medlemskab er behandling af almindelige personoplysninger og følger af en legitim interesse i at være en medlemsforening, jf. artikel 6.
9. Opbevaring og sletning af personoplysninger
Generelt opbevares alle oplysninger, der i medfør af Bogføringsloven, § 10, skal opbevares i 5 år fra udløbet af oplysningens indeværende år, så længe som det kræves, hvorefter de slettes. Alle øvrige oplysninger slettes, så snart der ikke længere er et sagligt formål, der gør det nødvendigt at opbevare dem.
ad 1)
(Medlemmer) Medlemsoplysninger opbevares kun i medlemssystemet. Der laves dog fx bankafstemninger, hvoraf fremgår medlemsnumre, der kan identificeres af personer med adgang til medlemssystemet. Bankafstemninger opbevares på en almindelig pc. Medlemsoplysninger opbevares jf. kravet i Bogføringsloven i 5 løbende år, hvorefter de slettes.
Formular om tilsendelse af indmeldelsesmateriale slettes, efter materialet er sendt med posten.
ad 2)
(Medarbejdere) Ansøgninger og CV fra ansøgere, der ikke ansættes, slettes straks efter endt ansættelsesforløb, dvs. når den relevante stilling er besat. Oplysninger om medarbejdere, herunder ansættelseskontrakt og lønsedler opbevares i et aflåst skab på OCD-foreningens kontor. CV og ansøgning fra personer, der ansættes, opbevares under hele ansættelsen med henblik på HR-arbejde, ligeledes i aflåst skab. Oplysninger om medarbejdere slettes efter endt ansættelse, bortset fra de økonomiske oplysninger, som skal opbevares i 5 løbende år jf. Bogføringsloven.
ad 3)
(Frivillige) Dine kontaktoplysninger opbevares i et word- eller excel-dokument på en pc, så længe du er frivillig, dvs. indtil du giver meddelelse om, at du ikke længere ønsker eller har mulighed for at være frivillig for foreningen, hvorefter de slettes. Dine bankoplysninger opbevares, i det omfang de fremgår af bogføringsbilag, jf. kravene i bogføringsloven, hvorefter de slettes.
ad 4)
(Bestyrelse) Oplysninger om din bestyrelsespost opbevares, så længe du sidder i bestyrelsen. Oplysningerne opbevares i en kontakt- og adresseliste, der også distribueres internt i bestyrelsen. Ved udtrædelse af bestyrelsen slettes navn, stilling og bestyrelsespost fra hjemmeside og medlemsblad. Oplysningerne vil fortsat fremgå af allerede trykte numre af vores medlemsblad og af bestyrelsesreferater, der ikke slettes af hensyn til muligheden for at arbejde kontinuert strategisk og politisk. Bestyrelsesreferater offentliggøres ikke og sendes ikke til medlemmer. Bestyrelsesreferater indeholder ingen personfølsomme oplysninger og opbevares i dropboks.
ad 5)
(Netværkspersoner og samarbejdspartnere) Oplysninger opbevares i medarbejdernes og bestyrelsens mailprogram. Oplysningerne slettes ikke, da vi løbende har brug for at kontakte vores netværk, herunder referere til og fortsætte tidligere dialog og initiativer.
ad 6)
(Gavegivere) Oplysninger opbevares i 5 løbende år i foreningens regnskabssystem.
Ad 7)
(Medlemmer) Medlemsoplysninger (herunder navn, postnr. og e-mailadresse) til brug for digital udsendelse af OCD-foreningens medlemsblad og nyhedsmail, ligger på en server der er certificeret af GeoTrust RSA CA 2018. Der er indgået databebehandleraftale.
(Foredragsholdere) Oplysningerne opbevares i database i krypteret system. Oplysningerne slettes, hvis du ikke længere ønsker at være foredragsholder for os.
ad 8)
(Interviewpersoner) Oplysningerne opbevares i database i krypteret system. Oplysningerne slettes, hvis du ikke længere ønsker at stå til rådighed som interviewperson.
ad 9)
(Personer, der modtager telefonrådgivning) Rådgivningen er anonym. Ved kontakt til rådgivningen kan der indtales besked med ønske om at blive ringet op og afgiver derved telefonnummer. Efter kontakt slettes brugerens besked samt opkaldsliste.
Ad 10)
(Køb i vores webshop) Har du købt en bog i vores webshop, vil denne transaktion fremgå af vores regnskab i 5 år – jf. reglerne på området.
ad 11
(Afvikling af konkurrencer) Deltager du i en af vores konkurrencer på Facebook eller Instagram, giver du samtidig dit samtykke til, at vi må tage kontakt til dig via Facebook eller Instagram (enten via direkte besked eller tagging). Der vil også forekomme mailkorrespondancer mellem vinder og vores sekretariat.
Deltager du i en konkurrence på fx vores stand på eksempelvis Folkemødet eller Psykiatritopmødet, bliver konkurrencen afviklet pr. telefon. Telefonnumre bliver ikke gemt. Har du givet dit samtykke, vil offentliggørelse af en vinder evt. blive posted på vores Facebookside eller komme med i vores medlemsblad.
10. Dataportabilitet
Du har ret til at modtage de oplysninger, vi har om dig, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
11. Kontaktperson
Ved spørgsmål til persondata eller vores persondatapolitik bedes du rette henvendelse til sekretariatet på kontakt@ocd-foreningen.dk. Skriv venligst ’persondata’ i emnefeltet.
12. Datatilsynet
Du kan altid indgive en klage til Datatilsynet eller en anden relevant databeskyttelsestilsynsmyndighed.
Datatilsynet
Borgergade 28, 5. sal
1300 København K.
Telefon:3319 3200
Mail: dt@datatilsynet.dk
Privatlivspolitikken revideres hvert år i maj måned, dog forventet første gang, når Datatilsynet i nærmeste fremtid udsender ’Vejledning til foreninger’ i anledning af ikrafttrædelse af Databeskyttelsesforordningen den 25. maj 2018.